Étiquettes d'inventaire avec QR code

Ce dont une étiquette d'inventaire a besoin

Un numéro lisible de l'autre bout de la pièce, le nom du propriétaire pour qu'un portable retrouvé revienne, et un code qui ouvre la fiche plus vite que la saisie. Le numéro est la clé de votre registre ; le code est le raccourci. Les petites étiquettes sur Avery 5160 tiennent sur le capot d'un portable ou une perceuse ; les grandes L7165 conviennent aux machines, armoires et baies où l'on scanne de loin.

Cette page crée le fichier. Scanely n'imprime ni ne vend d'étiquettes : vous imprimez le PDF sur des planches d'étiquettes au bureau ou l'envoyez à un imprimeur pour des étiquettes en polyester, inviolables ou à finition métal dans la même disposition.

Modèle de lien ou numéro seul

Avec un modèle de lien, chaque code ouvre sa propre fiche. Placez {number} là où va le numéro de l'étiquette, par exemple https://inventaire.exemple.fr/actifs/{number} ou https://helpdesk.exemple.fr/nouveau?asset={number} ; sans le marqueur, le numéro est ajouté à la fin du lien. Le modèle doit être public et https. Gardez-le court : une adresse longue densifie le code, et la vérification sous le formulaire vous prévient quand les modules deviennent trop petits pour la planche.

Avec « Le numéro seul », le code ne porte que le numéro, IT-0042 et rien d'autre. Les applications d'inventaire et les lecteurs de codes-barres le lisent directement dans un champ, ce qu'attendent la plupart des procédures d'inventaire.

Planches et impression

Une étiquette par case, rangée par rangée, une nouvelle page après chaque planche complète. Imprimez à 100 %, jamais « ajuster à la page », imprimez la première page sur papier ordinaire et comparez-la à la planche. Avery et les marques compatibles vendent ces dispositions en étiquettes papier, repositionnables, résistantes aux intempéries et en polyester ; un portable ou un outil veut du polyester, une étagère se contente du papier. Avery est une marque de son propriétaire ; Scanely n'est pas affilié à Avery. Le créateur d'étiquettes QR code imprime une liste de liens ou de textes différents sur les mêmes planches, avec un décalage d'impression pour une imprimante capricieuse.

Le registre

Le CSV compte une ligne par étiquette : le numéro et le contenu du code. Importez-le dans votre tableur ou votre logiciel d'inventaire avant de coller les étiquettes, puis renseignez l'objet, l'emplacement et la personne au fur et à mesure. Gardez la série unique : commencez le lot suivant là où le précédent s'est arrêté.

Des étiquettes qui doivent rester modifiables

Ces étiquettes sont statiques : le lien ou le numéro est imprimé dans le motif, et un code statique ne peut pas suivre une fiche qui déménage vers un autre système. Pour un parc qui survivra à votre outil actuel, créez d'abord des codes dynamiques : Tableau de bord, QR codes, En masse accepte un CSV (plans payants, jusqu'à 1 000 lignes), donne à chaque ligne un lien court que vous pourrez rediriger plus tard et un compteur de scans, et chaque code peut ouvrir une fiche d'équipement avec l'emplacement, le numéro de série, les dates de contrôle, le manuel en PDF hébergé et un formulaire de signalement de panne. Exportez les liens courts et imprimez-les avec le créateur d'étiquettes, avec le numéro d'inventaire en légende. Le plan Free comprend trois codes dynamiques ; Starter coûte $9 par mois pour 50 codes, Business n'a pas de limite de codes.

Scanely n'est pas un système d'inventaire. Il crée les étiquettes, héberge les pages et compte les scans ; le registre, les inventaires et les amortissements restent dans votre tableur ou votre application d'inventaire. Pour l'autocollant de contrôle à côté de l'étiquette, avec des lignes pour le dernier et le prochain contrôle, utilisez les autocollants d'entretien.